Software a medida o de suscripción, cuál te compensa

La pregunta llega siempre igual: «¿me hago un programa a medida o pago uno de los que ya existen?». La respuesta depende de qué parte de tu negocio quieres resolver.

En resumen

Para lo que todas las empresas hacen igual, un programa de suscripción gana casi siempre.
Para lo que te diferencia de tu competencia, a medida.
La cuenta se hace a tres años y con los usuarios que tendrás, no con los de hoy.
Antes de contratar una suscripción, comprueba que puedes sacar tus datos.
Si dudas, empieza por la suscripción y apunta todo lo que no te deja hacer.

Qué te da un programa de suscripción

Son los programas que se pagan por meses y se usan desde el navegador: facturación, agenda, tienda online, gestión de clientes.

A favor

Empiezas hoy. No hay que esperar a que nadie lo construya.
El coste inicial es bajo.
Del mantenimiento, las copias y las actualizaciones se ocupa otro.
Lo usan miles de empresas, así que los fallos gordos ya salieron.

En contra

Te adaptas tú al programa. Si tu forma de trabajar no encaja, acabas con apaños.
La cuota crece con los usuarios y con las funciones. Lo que eran 30 € al mes con dos personas cambia mucho con quince.
Tus datos viven en casa de otro. Conviene saber cómo se sacan antes de meterlos.
Conectarlo con tus otros programas depende de lo que el proveedor permita.

Qué te da un software a medida

A favor

Hace lo que tu negocio necesita, con tus palabras y tus pasos.
No hay cuota por usuario: crecer no encarece el programa.
Es tuyo. El código y los datos se quedan contigo.
Se conecta con lo que haga falta, porque se construye para eso.

En contra

Hay que pagarlo antes de usarlo.
Tarda. Semanas en lo sencillo, meses en lo grande.
Alguien tiene que mantenerlo después.
Si se encarga mal, o sin tener claro qué se quiere, sale caro.

Cinco preguntas para decidir

1. ¿Esto lo hacen igual todas las empresas?

Llevar la contabilidad, enviar correos o firmar nóminas se hace casi igual en todas partes. Ahí un programa de suscripción gana siempre.

Lo que te diferencia de tu competencia es otra cosa: cómo das los presupuestos, cómo organizas las rutas, cómo repartes las plazas. Si eso lo metes en un programa genérico, acabas trabajando como todos los demás.

2. ¿Cuánto pagarás dentro de tres años?

Haz la cuenta con los usuarios que tendrás, no con los de hoy, y súmale los módulos que acabarás necesitando. Compara esa cifra a tres años con el presupuesto del programa a medida más su mantenimiento. Muchas veces gana la suscripción, y otras la diferencia sorprende.

3. ¿Tiene que hablar con otros programas?

Si lo que necesitas es que la tienda descuente del almacén, que la reserva genere la factura y que la factura llegue a la gestoría, mira bien qué conexiones ofrece cada programa. Copiar datos a mano entre tres suscripciones es volver a la hoja de cálculo con más pasos.

4. ¿Qué pasa si el proveedor sube el precio o cierra?

Pasa más de lo que parece. Antes de contratar, comprueba que puedes descargar tus datos completos y en un formato que otro programa entienda.

5. ¿Hay una obligación legal que cumplir?

Facturación, firma electrónica o protección de datos. Un programa de suscripción serio ya lo tiene resuelto. Si el tuyo es propio o muy antiguo, adaptarlo puede ser el motivo para rehacerlo.

Lo que suelo recomendar

A casi todas las empresas les conviene una mezcla:

Suscripción para lo que es igual en todas partes: contabilidad, correo, nóminas.
A medida para lo que te hace distinto y toca a tus clientes o a tu dinero.
Una conexión entre los dos, para no copiar nada a mano.

Si todavía no sabes qué parte de tu negocio te diferencia, empieza por la suscripción. Al cabo de unos meses tendrás una lista de todo lo que el programa no te deja hacer, y esa lista es el mejor punto de partida para encargar algo a medida.

Lo que suele salir mal

Encargar a medida lo que ya existe. Programar una contabilidad o un gestor de correo desde cero cuesta mucho y sale peor que lo que ya hay hecho.

Acumular suscripciones. Cinco programas que no se hablan entre sí acaban unidos por una persona que copia y pega. Esa persona es el coste que nadie suma.

Decidir por el precio del primer mes. La oferta de entrada no dice nada de lo que pagarás cuando seáis el doble.

Qué puedes hacer esta semana

Haz una lista de los programas que pagas y cuánto suman al año.
Marca cuáles se hablan entre sí y entre cuáles se copian datos a mano.
Comprueba en cada uno cómo se descargan tus datos.
Escribe en dos líneas qué hace tu empresa distinto de la competencia.

Cómo te puedo ayudar

Si esa lista te dice que hay una parte de tu negocio que ningún programa resuelve, esa es la que merece hacerse a medida. Es lo que construyo: puedes ver los servicios y un ejemplo completo en ZonaTandas. Y si el problema de hoy es una hoja de cálculo que se ha quedado pequeña, aquí tienes cómo pasar de Excel a una aplicación sin parar el negocio.