Cómo pasar de Excel a una aplicación sin parar el negocio

Casi todos los negocios que conozco empezaron en una hoja de cálculo, y está bien que sea así. Es barata, la entiende cualquiera y se cambia en un minuto. Nadie debería encargar un programa a medida para algo que todavía cabe en una hoja.

El momento de cambiar suele avisar con señales muy concretas.

En resumen

• La hoja se cambia cuando la usan varias personas a la vez y empiezan los errores.
• Se sustituye un solo proceso, el que más duele, y el resto se queda donde está.
• Hoja y aplicación conviven dos o tres semanas, para que el negocio no pare.
• Los datos se limpian antes de traerlos, y eso lleva tiempo.
• El cambio acaba el día que la hoja pasa a ser de sólo lectura.

Cómo saber que la hoja ya no da más

• Hay un fichero que se llama reservas_final_v3_BUENO.xlsx y nadie está seguro de que sea el bueno.
• Dos personas han apuntado al mismo cliente en el mismo hueco.
• Hay una fórmula que montó alguien que ya no trabaja ahí, y nadie se atreve a tocarla.
• Para saber cuánto se facturó el mes pasado hay que pedírselo a una persona concreta.
• Los clientes preguntan por WhatsApp lo que podrían ver ellos solos.

Si te suenan dos o más, la hoja ya te está costando dinero, aunque no aparezca en ninguna factura.

Paso 1: apunta lo que la hoja hace hoy

Antes de hablar de programas, escribe en un folio qué se hace con esa hoja: quién la abre, qué apunta, qué consulta y qué decisiones se toman mirándola.

Este paso parece una tontería y es el que más ahorra. La mitad de las columnas de una hoja antigua ya no las usa nadie, y no tiene sentido pagar por programarlas.

Paso 2: elige un solo proceso

El error más caro es querer sustituirlo todo a la vez. Elige lo que más duele, que normalmente es lo que toca al cliente o al dinero: las reservas, los pedidos o los cobros.

El resto se queda en la hoja, de momento. Una aplicación pequeña que funciona en seis semanas vale más que una grande que llega dentro de un año.

Paso 3: trabajad en paralelo unas semanas

Durante un tiempo corto conviven la hoja y la aplicación. Es incómodo, porque hay que apuntar algunas cosas dos veces, pero tiene dos ventajas: si algo falla el negocio no se para, y los fallos salen con datos reales y no en una demostración.

Dos o tres semanas suelen bastar. Si se alarga más, la gente vuelve a la hoja por costumbre.

Paso 4: limpia los datos antes de traerlos

Una hoja con años de uso está llena de clientes repetidos, teléfonos con tres formatos distintos y fechas escritas como texto. Si todo eso entra tal cual en la aplicación nueva, el primer día ya parecerá vieja.

Limpiar es aburrido y lleva su tiempo. Hay que contarlo en el presupuesto y en el plazo desde el principio.

Paso 5: apaga la hoja con fecha

El cambio termina el día que la hoja pasa a ser de sólo lectura. Esa fecha hay que ponerla y comunicarla. Mientras se pueda seguir escribiendo en ella, habrá dos versiones de la verdad.

La hoja no se borra. Se guarda como archivo, por si hay que consultar algo antiguo.

Lo que suele salir mal

Copiar la hoja tal cual. Una aplicación que imita una hoja celda por celda hereda todos sus problemas. Lo que hay que trasladar es el trabajo que se hace, no la cuadrícula.

Decidirlo sin quien la usa. La persona que abre esa hoja cada mañana sabe cosas que no están escritas en ningún sitio. Si no participa, la aplicación saldrá peor y además no querrá usarla.

Pedir de todo desde el primer día. Informes, gráficas, avisos, aplicación para el móvil. Casi todo eso puede esperar a la segunda fase, cuando ya se sepa qué se echa de menos de verdad.

Cuándo no merece la pena

Si la hoja la lleva una sola persona, no falla y el negocio no va a crecer por ahí, déjala como está. Y si lo que necesitas ya lo hace bien un programa que se paga por meses, prueba ese primero: te cuento cómo decidirlo en software a medida o programa de suscripción.

Qué puedes hacer esta semana

1. Apunta en un folio quién abre la hoja, qué escribe y qué consulta.
2. Tacha las columnas que nadie ha mirado en el último mes.
3. Elige el proceso que más errores o más llamadas te cuesta.
4. Cuenta cuántas horas a la semana se van en mantener la hoja al día.

Cómo te puedo ayudar

Con ese folio y esa cuenta ya se puede hablar de una aplicación con los pies en el suelo. Yo empiezo siempre igual, con una propuesta por escrito que dice qué se hace, qué queda fuera y en qué orden: lo tienes explicado en cómo trabajo.